Post-it, gommettes et pelote de laine…

Au fil des années, j’ai dans ma boîte à outils des accessoires, des outils qui me permettent d’animer les réunions de manière créative. Nous n’inventons rien, ces méthodes dites « agile » se développent en entreprise. Nous les adaptons pour les équipes de soins primaires.

Ces méthodes agiles vont être utiles pour différents objectifs:

1- La prise de décision collective:

Le passage de l’exercice isolé à l’exercice coordonné se traduit concrètement par « prendre des décisions ensemble ». Au commencement d’une équipe de soin primaire , les différents acteurs ne se connaissent pas et les prises de décisions collectives sont longues. Les tours de table interminables, peu de protagonistes donnent leurs avis ( et ce sont toujours les mêmes !) . Les raisons sont multiples, parmi celles que j’ai pu identifier: prendre la parole en public n’est pas chose aisée pour tout un chacun et donner son avis pour peser dans les décisions collectives ne nous a pas été appris surtout dans les professions libérales.

Pour contrer ces 2 freins à la prise de décisions collectives, il est nécessaire dans un  premier temps d’acculturer, d’habituer les professionnels à prendre des décisions tous ensemble ( en assemblée générale) ou pour les autres ( en comité de gestion) . C’est en forgeant que l’on devient forgeron: à force de pratiquer les équipes apprennent à décider collectivement.

Pour permettre à chacun de donner son avis au sein du groupe: certains outils sont très pratiques. Je pense notamment aux post-it. Un exemple de base d’utilisation du post-it est de poser une question: chacun y répond sur son ou ses post-it.

Astuce: la consigne est de mettre un mot par post-it. Cela permet de regrouper les post-it par thématique sur le tableau à la fin de l’exercice. Dans la majorité des cas : 2 ou 3 groupes de réponses se recoupent.

Ensuite, les professionnels divisés par groupe de 3 ou 4 mettent en commun leur réponses. Ce temps permet à chacun d’expliciter ses choix et réponses à la question. Tout le monde a la parole dans cet exercice et peut s’exprimer et argumenter ses choix. Le groupe nomme un rapporteur qui viendra expliquer devant l’ensemble de l’équipe les réponses de son groupe en regroupant les réponses/post-it par thématiques sur le mur ou le tableau devant l’ensemble de l’équipe.

Les + :

  • Tous les professionnels, mêmes les plus réservés, donnent leur point de vue.
  • La technique est visuelle: l’affichage de l’ensemble des réponses devant le groupe permet de classer les réponses par thématique. Les réponses ne sont pas exactement les mêmes mais chacun s’aperçoit que son voisin a voulu dire la même chose que lui en l’exprimant un peu différemment.

Les – :

  • La première utilisation des post-it peut susciter chez les professionnels de santé un rejet :  » nous ne sommes pas des enfants »  » je ne suis pas venu en réunion pour jouer »….

Astuce: assumer totalement l’outil et persévérer pour habituer les professionnels à l’utilisation de ces outils. Ne pas hésiter à expliquer régulièrement les avantages : permet de gagner du temps, donne la parole à tout le monde…

Un exemple concret avec des gommettes:

L’année dernière, en discutant avec les professionnels, j’avais identifié différents axes et actions concrètes à mettre en œuvre au sein de l’équipe. Ces 6 axes portés par différents membres de l’équipe ou par moi-même ne pouvaient pas être faits tous et en même temps. J’avais besoin de vérifier que ces axes correspondaient aux envies de l’ensemble de l’équipe et quelle serait la priorité pour les mettre en œuvre.

J’ai rédigé, en prenant un temps avec chaque porteur de projet : un récapitulatif de l’action avec les objectifs ( pourquoi ? ) , la temporalité ( combien de temps pour mettre en place l’action ?) , le budget ( combien ? ) , la cible ( avec qui ? ). Cette phase de préparation de la réunion m’a pris entre 4 et 5 heures. J’ai besoin d’être au clair moi même pour pouvoir présenter clairement, simplement et visuellement à l’ensemble du groupe. Ce temps, certes long, permet de gagner du temps lors des réunions. Je réponds facilement aux questions et la présentation est claire car décomposée dans une fiche action.

Pour cet exemple précis, les 6 axes identifiés étaient:

– Lien avec l’extérieur : contacter les professionnels isolés du territoire et leur présenter l’exercice coordonné ET contacter les structures médico-sociales du territoire pour leur proposer une rencontre avec l’équipe.

– Analyse de pratique pluriprofessionnelle: avoir un psychologue lors des réunions de concertations pluriprofessionnelles

– Prévention des conséquences des agressions sexuelles

– Formaliser l’accueil des stagiaires

– Visite de la MSP par d’autres équipes

-Calendrier affichage commun

J’ai présenté à l’équipe 2 des axes, les autres étant présentés par les professionnels motivés et intéressés. La présentation a duré 30 minutes avec les questions. Suite à cette présentation, j’ai donné à chacun des professionnels 10 gommettes à aller coller sur les feuilles de paper board préparées au préalable. La consigne était de coller ses 10 gommettes dans les cases, les 10 au même endroit ou réparties dans différentes cases suivant les envies.

 

Ci-dessous: le rendu en fin de réunion 🙂

IMG_8913

 

Les + :

  • Un gain de temps important et une prise de décision rapide. 30 minutes, sans cette technique nous aurions pu faire 2 ou 3 réunions d’une heure 30.
  • Un résultat visuel qui reste affiché en salle de réunion et rappelle à l’équipe les différents axes que nous travaillons cette année.

Remarque: j’ai rajouté 2 cases : »rien » et « autres » pour vérifier que les envies de l’équipe étaient de continuer à avancer. Ne pas laisser cette possibilité aurait été une erreur et ne permettait pas à ces envies de s’exprimer.

L’axe  » visite de MSP » était un axe que je portais. Il est clair au vu des résultats que l’équipe ne s’intéresse pas à cet axe et j’en ai tenu compte. J’ai donc orienté le temps de travail en coordination sur lien avec l’extérieur en contactant les professionnels de santé isolés et les structures médico-sociales. Les 2 premières rencontres ( avec le CMP et l’équipe mobile prévention suicide ) ont rencontré un grand succès. Suite à la rencontre avec le CMP, des problématiques de prise en charge sont apparues de part et d’autre et un groupe de travail de 3 professionnels et le CMP s’est mis en place pour réfléchir comment nous pouvons résoudre ces problématiques. La rencontre avec l’équipe mobile prévention suicide dont une des missions est de former au repérage de la crise suicidaire a abouti à l’organisation d’une soirée de sensibilisation à ce repérage.

En concomitance, j’ai travaillé l’axe « formalisation de l’accueil des stagiaires » profession par profession ( lien article coordination ) et l’axe  » analyse de pratique ».

2- Technique de brise-glace:

Une technique d’animation dite de  » brise-glace » est utile dans les premiers temps de construction de l’équipe. En effet, les professionnels ne se connaissant pas, la parole n’est pas libérée, ce qui n’aide pas pour amener le groupe à prendre des décisions. Une étape essentielle de la création de l’identité du groupe est de favoriser l’interconnaissance. Pour accélérer le processus il est bon de briser la glace. Une réunion est beaucoup plus productive si dès le début chacun a pris la parole : ne serait ce que pour dire quelques mots.

Pour cela, j’utilise la pelote de laine ou les cartes du jeu Dixit.

=> La pelote de laine:

Je commence ce temps en présentant succinctement l’exercice et j’enchaîne rapidement en le faisant.

Astuce : ne pas s’attarder sur la consigne et montrer tout de suite comment faire en commençant la chaîne.

Je me présente en disant mon nom, profession, en donnant des détails de ma vie personnelle comme mes loisirs ou mes valeurs familiales importantes pour moi. Cela permet aux autres membres de s’identifier : je suis une personne, pas seulement une professionnelle de santé/coordinatrice et de s’inspirer de ma présentation pour faire la leur. La présentation doit être brève: 1 minute ! Ensuite, je lance la pelote de laine en tenant l’extrémité vers une personne avec qui j’ai un point commun.

Cette technique est à utiliser pour des groupes de 12/15 personnes

Les + :

  •  rapide
  • favorise l’interconnaissance en mettant en avant les points communs.

=> Les cartes de jeu Dixit:

Toujours sur le même principe: cette technique repose sur un jeu de cartes avec des dessins imaginaires

images

 

Les professionnels sont en cercle et les cartes sont disposées au milieu. Je commence en explicitant la consigne : choisir une carte qui nous inspire, nous représente, qui va nous permettre de nous présenter aux autres. Une fois les cartes choisies, je commence toujours le tour sur le même principe que l’exercice pré-cité.

Astuce: pour faciliter l’exercice, je détermine le sens de prise de parole.

Ce temps peut servir aussi à faire verbaliser les professionnels sur leur ressenti vis à vis du projet. Vous pouvez demander aux professionnels de choisir une carte en leur donnant comme consigne:  » quel est votre état d’esprit par rapport au projet/ réunion? »

C’est toujours intéressant et cela permet de prendre le pouls du groupe: si les réponses montrent que certains ont des craintes, je vais prendre soin d’orienter la suite de la réunion en étant spécialement à l’écoute de ces professionnels.

=> Remarque:

Ces techniques de brise-glace sont à utiliser fréquemment au début de constitution d’une équipe mais peuvent être utilisées dès qu’un nouveau membre intègre l’équipe.

Par exemple: dernièrement je l’ai utilisé pour un groupe de travail réunissant des professionnels de santé et des professeurs de collèges. les professionnels se connaissaient entre eux mais ne connaissaient pas les professeurs.

3- Conclusion:

Pour approfondir ces techniques, vous pouvez vous procurer les livres:

Et ensuite c’est à vous d’inventer ce qui va correspondre à votre équipe :))

=> N’hésitez pas à partager l’article sur Twitter et facebook

 

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